Een eenvoudige en snelle verwerking van gegevens door te scannen
Vandaag verloopt een aanzienlijk deel van onze communicatie digitaal.
Ondanks de verschillende digitale communicatiekanalen waar we vandaag over beschikken, krijgen veel bedrijven en organisaties nog dagelijks te maken met een grote toestroom aan papieren documenten. Het ontvangen en versturen van pakketten en (aangetekende) brieven, het beheer van intern circulerende brieven en documenten tussen diensten, vestigingen en fabrieken ... De verwerking van de post is een van de tijdrovende taken die eigen zijn aan elke organisatie.
Tegenwoordig willen veel bedrijven dan ook het beheer van hun inkomende post vereenvoudigen en optimaliseren om meer tijd te kunnen besteden aan activiteiten met een grotere toegevoegde waarde. Daarom zijn oplossingen voor digitalisering van inkomende post steeds geliefder.
Wat is een dienst voor digitalisering van inkomende post?
"Het omzetten van papieren post in elektronische post."
Het digitaliseren van inkomende post is een eenvoudig te begrijpen proces. Bij ontvangst van de post wordt er gewoon een digitale kopie van het document gemaakt. Dit gebeurt aan de hand van een scanner. De gegevens die op deze manier worden gegenereerd, worden vervolgens opgeslagen in een digitaal opslagsysteem. Het sorteren en verdelen van de post binnen het bedrijf gebeurt automatisch aan de hand van de verzamelde gegevens.
De voordelen van postbeheer voor u, uw medewerkers en uw klanten
Uw post wordt eenvoudig gesorteerd en verdeeld
Uw inkomende post wordt sneller verdeeld binnen uw bedrijf. Gedaan met de persoonlijke overhandiging van post! Na ontvangst van uw post wordt hij gedigitaliseerd en worden de gegevens geïndexeerd. Zodra de gegevens zijn geïndexeerd, wordt de post onmiddellijk verdeeld naar het personeel dat aanwezig is of van thuis werkt. Documenten kunnen dus niet meer verloren raken.
U kan uw post gemakkelijk opzoeken en opvolgen
Dankzij de digitale archivering en verwerking van uw post, kan u op basis van meerdere criteria zoeken en in een paar kliks snel en eenvoudig de gewenste info of documenten terugvinden.
Het elektronische beheer van inkomende post is goedkoper
Het ontvangen, verwerken, beheren en archiveren van post is eentonig werk. Bovendien besteden uw medewerkers heel wat tijd aan deze taken, die eigenlijk weinig toegevoegde waarde hebben. Met het digitaliseren van inkomende post bespaart u tijd en dus ook geld.