Numérisation du courrier entrant

Aujourd'hui, une partie considérable de notre communication est numérique.

Néanmoins, malgré la diversité des canaux de communication numériques dont nous disposons aujourd'hui, tous les jours des documents papier affluent encore en grande quantité dans les entreprises et les organisations. Réception et distribution de colis, plis et recommandés, gestion des courriers et documents circulant entre services, sites ou usines; le traitement du courrier fait partie des activités chronophages inhérentes à toute organisation.

Aujourd’hui, beaucoup d’entre elles cherchent à simplifier et optimiser la gestion de leur courrier entrant pour se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Dans ce contexte, les solutions de numérisation du courrier sont de plus en plus prisées.

Qu’est-ce qu’un service de numérisation du courrier ?

"Transformer un courrier papier en un courrier électronique"

Le processus de numérisation du courrier entrant est très simple à comprendre. Une fois le courrier reçu, il s'agit simplement de créer une copie numérique de ce document. Pour ce faire, on peut avoir recours à des scanners. Les données ainsi produites sont ensuite déposées dans un système de stockage numérique. Le classement et la distribution du courrier à l’intérieur de l'entreprise sont automatisés à l’aide des données récoltées.

Les bénéfices de la gestion de courrier pour vous, vos collaborateurs et vos clients

Classez et distribuez votre courrier en toute simplicité

Accélérez la transmission interne de vos courriers entrants. Finissez-en avec la remise du courrier en main propre! Dès la réception de votre courrier, celui ci est numérisé et les données sont indexées. Une fois l’indexation faite, le courrier est distribué immédiatement aux membres du personnel présents ou en télétravail. Vous n’aurez plus aucun risque de perte de documents.

Suivez et recherchez facilement vos courriers
Avec l’archivage et le traitement numérique de vos courriers, vous lancez des recherches multicritères pour retrouver rapidement et facilement une information ou un document en quelques clics seulement.

La gestion électronique des courriers entrants est moins coûteuse

La réception, le traitement, la gestion et l'archivage du courrier sont des tâches très fastidieuses. Les collaborateurs consacrent un temps conséquent de leurs journées à ces tâches à faible valeur ajoutée. La numérisation du courrier entrant permet ainsi d'économiser ce temps de travail et, par conséquent, de réaliser des économies.